Handbok för förtroendevalda

Inledning

Denna handbok vänder sig till dig som är förtroendevald inom Region Värmland. Handboken ger en översikt över vad som sker före, under och efter ett sammanträde.

Utöver denna handbok finns andra dokument som du behöver ha kunskap om, så som fullmäktiges arbetsordning eller din nämnds reglemente och delegeringsförteckning. Det är ditt uppdrag som avgör vilka andra dokument du behöver känna till.

För dig som är förtroendevald i regionfullmäktige

I fullmäktiges arbetsordning finns regler för hur sammanträden, debatter och beslutsfattandet ska gå till. Arbetsordningen reglerar även praktiska frågor så som talartider, hur kallelser skickas samt hur motioner ska hanteras.

Tid och plats för sammanträden

Fullmäktige sammanträder på dag som fullmäktige beslutat. Sammanträdesplanen hittar du på Region Värmlands hemsida/För förtroendevalda/.

Fullmäktige sammanträder vanligtvis sex gånger per år. Om minst en tredjedel av fullmäktigeledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs ska extra sammanträde hållas. Därutöver ska extra fullmäktigesammanträde hållas om regionstyrelsen begär det.

Fullmäktige sammanträder oftast i Sessionssalen i Bibliotekshuset i Karlstad.

Öppna sammanträden

Fullmäktiges sammanträden är öppna för allmänheten och direktsänds i regel via webben. Det går även att titta på sändningarna i efterhand. Sändningarna hittar du på Region Värmlands hemsida/Regionfullmäktige/Regionfullmäktige webbsändning/.

Kallelser och handlingar

Det är ordföranden som kallar till sammanträde och som bestämmer vilka ärenden som ska finnas med på föredragningslistan. Kallelsen delges ledamöter och ersättare minst en vecka i förväg.

Av kallelsen framgår dag, tid och plats för mötet samt vilka ärenden som ska behandlas. Kallelsen skickas via e-post till din Region Värmland-mejladress och handlingarna publiceras i Netpublicator samma dag som kallelsen skickas. Handlingarna publiceras även på Region Värmlands hemsida/Möteshandlingar och protokoll/.

Du som är ersättare i fullmäktige får kallelsen endast för kännedom fram till dess att du blir särskilt inkallad (oftast via telefon) för att ersätta en ledamot med förhinder eller för att vara med som extra ersättare.

Extra ersättare

Extra ersättare närvarar fysiskt vid sammanträdet och syftet med dem är att dessa med kort varsel ska kunna träda in och tjänstgöra om ledamot anmäler förhinder under sammanträdesdagen eller om en ledamot eller tjänstgörande ersättare anmäler jäv och inte får delta när fullmäktige överlägger och fattar beslut i ett ärende.

Förhinder

Om du som ledamot eller ersättare inte har möjlighet att delta vid ett sammanträde ska du så snart som möjligt anmäla det till sekretariatet. Sekretariatet ansvarar för att, fram till klockan 16:00 dagen före sammanträde, kalla den ersättare som står på tur att tjänstgöra enligt fastställd ordning. Efter klockan 16:00 dagen före sammanträde ska förhinder anmälas till av partiet utsedd person, vilken kallar ersättare samt meddelar sekretariatet.

Placering i lokalen

Fullmäktiges ledamöter placeras utifrån den ordning de valts in i fullmäktige i sammanträdeslokalen. Fullmäktiges ordförande och de två vice ordförandena samt regionsekreterarna sitter på podiet längst fram i lokalen. Tjänstgörande ersättare tar ledamots plats.

Vid varje sammanträde finns placeringslistor uppsatta i lokalen. Därtill finns namnskyltar utplacerade så att du lätt ska kunna hitta din plats. Som extra ersättare har du ingen bestämd plats utan sitter på stolar en bit ifrån ledamöterna.

Om du är osäker på var du ska sitta under ett sammanträde kan du alltid ta hjälp av de medarbetare från sekretariatet som är på plats under mötet.

Närvaroregistrering

Så snart du anländer till sammanträdeslokalen ska du anmäla din närvaro genom att logga in i mötes- och voteringssystemet QuickChannel Meeting. Länk till systemet finns i kallelsen som skickats till din Region Värmland-mejladress en vecka innan sammanträdet.

Ersättare anmäler också närvaro genom att logga in i QuickChannel Meeting. Om du ska tjänstgöra sätter sekretariatet in dig som tjänstgörande för den ledamot du ska ersätta.

Tjänstgöring

Sammanträden inleds alltid med upprop. En sammanställning över förhindrade ledamöter och tjänstgörande ersättare finns tillgänglig i lokalen och publiceras i Netpublicator.

En ledamot som infinner sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare har inträtt i hens ställe.

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare avbryter din tjänstgöring under ett pågående sammanträde av annat skäl än jäv får du inte återinträda och tjänstgöra igen. Detta kallas växeltjänstgöring och är inte tillåtet enligt kommunallagen. Kortare pauser och toalettbesök räknas inte som avbrott och är givetvis tillåtet.

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare behöver lämna under ett pågående sammanträde ska du om möjligt göra det mellan två ärenden samt meddela sekreteraren att du lämnar. Endast i undantagsfall är det tillåtet att sätta in en ersättare under pågående behandling av ett ärende. Undantag kan vara när fullmäktige hanterar ärendet Regionplan och budget.

Talarordning vid sammanträde

Vid fullmäktiges sammanträde har du som ledamot eller tjänstgörande ersättare rätt att begära ordet. Detta görs i Quickchannel meeting:
Quickchannel meeting

Talartiden är begränsad till tre minuter per inlägg. Ledamöter och tjänstgörande ersättare har också rätt till ett kort inlägg på högst två minuter för en replik med anledning av vad en talar anfört. Inlägget görs omedelbart efter den talare som har ordet då begäran om att få göra inlägget framställs.

Ordföranden fördelar ordet.

Ordning vid sammanträde

Ordförande ansvarar för ordningen vid mötet. Detta innebär bland annat att ordförande, efter en varning, har rätt att avvisa den som stör ordningen, oavsett om personen är ledamot, ersättare eller allmänhet. Ordförande får också ta ordet från en talare som inte håller sig till ämnet eller i övrigt uppträder på ett sätt som strider mot god ordning.

Den som nämner någon annan ledamot eller ersättare vid namn bör använda både för- och efternamn på den personen. Detta då åhörare i salen eller via webbsändningen inte kan förväntas veta vilka alla är.

Den som får ordet brukar börja med att tacka för ordet och även inleda sitt anförande med att säga ”ordförande, fullmäktigeledamöter och åhörare”.

Att väcka ärende i fullmäktige

Rätt att väcka ärende i fullmäktige har regionstyrelsen, nämnderna, ledamöter och tjänstgörande ersättare i fullmäktige (genom motion, interpellation och fråga), revisorerna, demokratiberedningen, valberedningen samt invånare (genom medborgarförslag).

Ärenden som ska behandlas av fullmäktige måste vara beredda av regionstyrelsen eller av annan nämnd (valärenden undantagna), som ska föreslå fullmäktige förslag till beslut i varje ärende.

Ärenden som ska tas upp i fullmäktige ska tillkännages på regionens webbplats senast en vecka innan sammanträdet. Brådskande ärenden, som inte kunnat tillkännages, får endast behandlas om samtliga ledamöter är överens, både om att ta upp ärendet och om beslutet.

Motion

En motion är en skrivelse som ska innehålla förslag på en förändring eller åtgärd.

Tänk på följande när du skriver en motion:

Motionen ska innehålla ett tydligt förslag till beslut och motivering till förslaget.
Ämnen av olika slag får inte tas upp i samma motion.
Motionen ska innehålla förslagsställarens eller förslagsställarnas namn.

Motionen skickas via e-post eller lämnas vid ett fullmäktigesammanträde. För att motionen ska väckas vid nästkommande sammanträde behöver den vara inlämnad senast kl. 16.00 dag innan sammanträde.

E-post: politiker@regionvarmland.se

En ersättare får väcka en motion bara när ersättaren tjänstgör vid ett sammanträde.

Inkomna motioner anmäls i början av varje sammanträde. I samband med detta fattar fullmäktige beslut om att remittera motionen till regionstyrelsen och/eller berörda nämnder för beredning inför slutlig hantering i fullmäktige.

Interpellation

En interpellation är en skriftlig och omfattande fråga till ordförande eller vice ordförande i regionstyrelsen, nämnd eller beredning. En interpellation kan även ställas till ett regionråd. Syftet är att skapa debatt om viktiga frågor. En interpellation ska vara skriftlig.

Tänk på detta när du skriver en interpellation:

Interpellationen ska innehålla en tydlig frågeställning och motivering.
Ämnet ska vara av allmänt intresse.
Interpellationen ska innehålla interpellantens eller interpellanternas namn.

Interpellationen skickas via e-post eller lämnas vid ett fullmäktigesammanträde. För att en interpellation ska hanteras vid nästkommande sammanträde behöver den vara inlämnad senast tio arbetsdagar (klämdagar ej inräknade) före det sammanträde vid vilket den ska ställas.

E-post: politiker@regionvarmland.se

Om fullmäktige beslutar att en interpellation får framställas bör interpellationen besvaras under samma sammanträde. Interpellationen ska besvaras skriftligt och delges fullmäktiges ledamöter och tjänstgörande ersättare så snart fullmäktige medgivit att interpellationen får framställas. Interpellanten bör få svaret två arbetsdagar före det sammanträde då svaret ska lämnas.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare kan även lämna interpellationer vid ett sammanträde. Interpellationer som lämnas i samband med ett sammanträde framställs först vid nästkommande sammanträde. En ersättare som har ställt en interpellation får delta i överläggningen då svaret på interpellationen behandlas oberoende av om ersättaren tjänstgör vid sammanträdet eller inte.

Samtliga ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att delta i en interpellationsdebatt.

Fråga

För att hämta in upplysningar får du som ledamot ställa en fråga till ordföranden eller vice ordförandena i regionstyrelsen, nämnd eller beredning. En fråga kan även ställas till ett regionråd. Syftet med frågan ska vara att få information eller sakupplysning i en aktuell fråga.

Tänk på detta när du skriver en fråga:

Frågan ska vara avgränsad och enkelt formulerad.
Ämnet ska vara av allmänt intresse.
Frågan ska innehålla förslagsställarens namn.

Frågan skickas via e-post eller lämnas vid ett fullmäktigesammanträde. För att en fråga ska hanteras vid nästkommande sammanträde behöver den vara inlämnad senast klockan 9.00 dagen före det sammanträde vid vilket den ska ställas.

E-post: politiker@regionvarmland.se

Om fullmäktige beslutar att frågan får framställas bör frågan besvaras under samma sammanträde. Ett svar på en fråga kan vara skriftligt eller muntligt. Om svaret lämnas skriftligt ska fullmäktiges ledamöter och tjänstgörande ersättare delges svaret så snart fullmäktige medgivit att frågan får framställas. Frågeställaren bör få det skriftliga svaret innan sammanträdet påbörjas. Endast frågeställaren och den som besvarar frågan får komma till tals i debatten.

Ledamöter och tjänstgörande ersättare kan även lämna skriftliga frågor vid ett sammanträde. Frågor som lämnas i samband med ett sammanträde framställs först vid nästkommande sammanträde. Ersättare som ställt frågan får delta i debatten endast om ersättaren tjänstgör vid detta tillfälle.

Jäv

En förtroendevald som är jävig i ett ärende får inte delta när fullmäktige överlägger eller beslutar i ärendet. Jäv regleras i kommunallagen där det även framgår på vilka grunder en förtroendevald kan vara jävig. Som förtroendevald i fullmäktige får du inte delta i handläggning eller beslut av ett ärende som rör dig personligen eller om det rör din make/maka, sambo, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående.

I frågor om jäv är det viktigt att utgå från hur din roll i ärendet kan uppfattas av utomstående.

Om du är jävig i ett ärende behöver du anmäla det till fullmäktiges sekreterare via mejl innan ärendet hanteras. Du kan också anmäla jäv i Quickchannel Meeting. Eftersom fullmäktiges sammanträden alltid är offentliga har du rätt att stanna kvar i salen.

Om du avbrutit din tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får du tjänstgöra igen när ärendet har avgjorts.

För dig som är förtroendevald i regionstyrelsen eller nämnd

Varje nämnds ansvar framgår av nämndens eget reglemente, som beslutats av regionfullmäktige. Nämndernas uppdrag skiljer sig åt, men alla har det övergripande ansvaret inom sitt verksamhetsområde.

Eftersom nämndernas ansvarsområden ofta innefattar stor verksamhet kan beslut delegeras till anställd eller till nämndens arbetsutskott. Delegerade beslut framgår av nämndens delegeringsförteckning.

Tid och plats för sammanträden

Nämnderna och regionstyrelsen sammanträder på dag och tid som respektive nämnd och styrelsen beslutat. Sammanträdesplanen hittar du på Region Värmlands hemsida för förtroendevalda.

För förtroendevalda

Regionstyrelsen sammanträder normalt elva gånger per år och hälso- och sjukvårdsnämnden, kollektivtrafiknämnden, regionala utvecklingsnämnden och kultur- och bildningsnämnden nio gånger. Patientnämnden sammanträde sex gånger per år och hjälpmedelsnämnden och kost- och servicenämnden sammanträder fyra gånger.

Om minst en tredjedel av nämnds- eller styrelseledamöterna begär det eller om ordföranden anser att det behövs ska extra sammanträde hållas.

Kallelse och handlingar

Det är ordföranden som kallar till sammanträde och bestämmer vilka ärenden som ska finnas med på föredragningslistan. Kallelsen delges ledamöter och ersättare fem dagar före sammanträde.

Förhinder

Om du som ledamot eller ersättare inte har möjlighet att delta vid ett sammanträde ska du så snart som möjligt anmäla det till nämndens eller regionstyrelsens sekreterare. Sekreteraren ansvarar för att kalla den ersättare som står på tur att tjänstgöra enligt fastställd ordning.

Tjänstgöring

Sammanträden inleds alltid med upprop. De ledamöter som är närvarande vid sammanträdets upprop tjänstgör. För ledamöter som inte är närvarande träder ersättare i tjänst. Ersättare i nämnder och styrelsen som inte tjänstgör har rätt att närvara vid sammanträden och delta i överläggningarna.

En ledamot som infinner sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra, även om en ersättare har inträtt i hens ställe.

En ledamot eller tjänstgörande ersättare i styrelse eller nämnd som en gång avbrutit tjänstgöringen under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv, får dock åter tjänstgöra om ersättarens inträde har påverkat det etablerade majoritetsförhållandet mellan partierna.

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare behöver lämna under ett pågående sammanträde ska du om möjligt göra det mellan två ärenden samt meddela sekreteraren via mejl att du lämnar (uppge även vid vilket ärende).

Talarordning vid sammanträde

Ledamot och ersättare begär ordet genom att signalera till ordföranden att hen önskar ordet. Ordföranden för talarlista och fördelar ordet.

Att väcka ärenden i styrelse eller nämnd

Som ledamot eller tjänstgörande ersättare har du rätt att initiera ett ärende i regionstyrelsen eller nämnden under förutsättning att du deltar vid sammanträdet och att ärendet faller inom nämndens ansvarsområde. Initiativet bör lämnas till nämndens eller regionstyrelsens sekreterare senast dagen innan det sammanträde som det avses väckas på, men som senast i samband med sammanträdet.

Initiativet ska vara skriftligt och innehålla information om vilken eller vilka ledamöter och/eller tjänstgörande ersättare som står bakom det.

Även om initiativet lämnats till sekreteraren innan sammanträdet måste det väckas under sammanträdet av ledamot eller tjänstgörande ersättare. Ett initiativ bör lyftas under punkten fastställande av dagordning och behandlas som ett extra ärende.

Regionstyrelsen eller nämnden beslutar om och i så fall hur ett politiskt initiativ ska beredas. Beredningstvång gäller inte för styrelsen och nämnderna vilket innebär att ett ärende som väckts under ett sammanträde kan avgöras på samma sammanträde utan föregående beredning. Inom Region Värmland är huvudregeln dock att politiska initiativ överlämnas till regiondirektör eller verksamhetsområdesdirektör för beredning innan styrelsen eller nämnden tar ställning till initiativets förslag. Det är emellertid möjligt för styrelsen eller nämnden att både bifalla och avslå initiativ, utan föregående beredning.

Jäv

En förtroendevald som är jävig i ett ärende får inte delta när regionstyrelsen eller nämnden överlägger eller beslutar i ärendet.

Jäv regleras i kommunallagen där det även framgår på vilka grunder en förtroendevald kan vara jävig. Som förtroendevald i styrelse eller nämnd får du inte delta i handläggning eller beslut av ett ärende:

Som personligen berör dig, din make eller maka, sambo, föräldrar, barn, syskon eller någon annan närstående.
Om ärendets utgång kan väntas medföra synnerlig nytta eller skada för dig själv eller någon närstående.
Om du eller någon närstående är ställföreträdare för den som saken angår eller för någon som kan vänta synnerlig nytta eller skada av ärendets utgång.
Om du har fört talan som ombud eller mot ersättning biträtt någon i saken.
Om det finns någon annan omständighet som kan rubba din opartiskhet i ärendet.

Om du är jävig i ett ärende behöver du anmäla det till regionstyrelsens eller nämndens sekreterare innan ärendet hanteras. Du får då inte närvara när regionstyrelsen eller nämnden överlägger eller beslutar i ärendet. Eftersom nämndsammanträden inte är öppna för allmänheten behöver du lämna salen.

I frågor om jäv är det viktigt att utgå från hur din roll i ärendet kan uppfattas av utomstående.

Om du avbrutit din tjänstgöring på grund av jäv får du tjänstgöra igen när ärendet har avgjorts.

Sammanträdesteknik

Yrkanden och förslag

Du kan yrka (föreslå), ge bifall (rösta ja) eller ge avslag (rösta nej) på ett föreslaget beslut. Du kan även yrka på ändringar eller tillägg till förslaget. Längre yrkanden ska delges ordföranden skriftligt (genom att mejla sekreteraren) för att säkerställa att de blir korrekt återgivna när ordföranden går igenom de förslag till beslut som finns och för att säkerställa att yrkandet protokollförs korrekt.

Återremiss

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare anser att beslutsunderlaget inte är tillräckligt omfattande, kan du yrka att ärendet ska återremitteras. Yrkar du återremiss i fullmäktige ska du enligt kommunallagen motivera varför. För återremiss i styrelse eller nämnd finns inget lagkrav gällande motivering, men för att förvaltningen ska veta vad som ska utredas vidare är det bra om syftet med återremissen framgår av yrkandet.

I fullmäktige kan ett ärende återremitteras om återremissyrkandet stöds av minst en tredjedel av ledamöterna, alltså en minoritet. Ett ärende kan dock enbart återremitteras en gång med stöd av minoritetsreglerna.

I regionstyrelsen och nämnderna krävs alltid majoritetsbeslut för återremiss.

Bordläggning

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare inte vill fatta beslut vid innevarande sammanträde kan du yrka att ärendet bordläggs. Om ett ärende bordläggs får det inte tillföras ytterligare information till ärendet.

I fullmäktige kan en bordläggning begäras av en tredjedel av ledamöterna, alltså en minoritet. Ett ärende kan dock enbart bordläggas en gång med stöd av minoritetsreglerna.

I regionstyrelsen och nämnderna krävs alltid majoritetsbeslut för bordläggning.

Avstå från att delta i beslut

Ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt att avstå från att delta i ett beslut. Om du vill avstå från att delta måste du anmäla det till ordföranden innan beslutet fattas. Om du inte har gjort en sådan anmälan anses du ha deltagit i beslutet, om beslutet är fattat genom acklamation (utan omröstning).

Beslutsgång

Det är ordförande som ansvarar för beslutsgången (propositionsordningen), det vill säga hur de yrkanden som lagts fram ska prövas mot varandra. Nämnden, styrelsen eller fullmäktige ska godkänna densamma. Yrkanden om återremiss och bordläggning ska alltid prövas först och behandlas var för sig. Därefter prövas förslag till beslut och ändringsyrkanden, sist prövas eventuella tilläggsyrkanden.

Acklamationsbeslut

Beslut fattas normalt genom acklamation, då ordförande läser upp de förslag till beslut eller yrkanden som lagts fram varpå ledamöter och tjänstgörande ersättare ropar ”ja” till det förslag de står bakom. Om ett förslag ska avslås behöver det finnas ett avslagsyrkande.

Om ingen ledamot eller tjänstgörande ersättare har yrkat under sammanträdet finns det bara ett förslag till beslut, det vill säga det förslag som förelåg inför mötet. Även då ska beslut fattas med acklamation. Efter acklamationen talar ordförande om vilket alternativ som har vunnit. Beslutet bekräftas alltid med ett klubbslag.

Kontraproposition

Om det finns tre eller fler förslag till beslut som står i strid med varandra kan ordföranden behöva ställa en så kallad kontrapropositionsordning, då nämnden, styrelsen eller fullmäktige först beslutar vilket motförslag som ska stå mot huvudförslaget. Man börjar alltså med att utesluta ett eller flera alternativ för att slutgiltigt kunna besluta mellan huvudförslaget och det kvarstående motförslaget. Det vanligaste är att det förslag till beslut som föreligger inför mötet används som huvudförslag, oftast är det arbetsutskottets eller regionstyrelsens förslag. När ordningen är fastställd fattas beslutet genom acklamation.

Omröstning (votering)

Vid ett acklamationsbeslut kan det hända att nämndens, styrelsens eller fullmäktiges ledamöter och tjänstgörande ersättare inte är eniga om vilket alternativ som flest ropade ”ja” för. Om du vill säkerställa vilket förslag som flest stödjer kan du begära omröstning. Omröstning används för att kontrollera att det verkligen finns en majoritet för beslutet och kan inte likställas med att reservera sig mot beslutet. En omröstning i nämnd eller styrelsen sker genom att ledamöters och tjänstgörande ersättares namn läses upp ett i taget, varpå var och en svarar ”ja”, ”nej”, eller ”avstår”. En omröstning i fullmäktige genomförs elektroniskt via Quickchannel meeting. Vid en öppen omröstning protokollförs hur varje individuell ledamot och tjänstgörande ersättare röstat.

Quickchannel meeting

Om det finns lika många ja- som nej-röster har ordföranden utslagsröst.

Personval sker alltid genom sluten omröstning, då samtliga ledamöter och tjänstgörande ersättare skriver namnet på den person de anser ska bli vald på valsedlar, vilka läggs i en urna, innan rösterna räknas.

Vid regionfullmäktiges sammanträden används Quickchannel meeting för att begära och delta i omröstning. Vid sammanträde med styrelse eller nämnd begärs omröstning muntligt.

Quickchannel meeting

Reservation

Om du som ledamot eller tjänstgörande ersättare inte vill ta ansvar för ett beslut som fattats kan du reservera dig mot beslutet. Detta ska göras innan sammanträdet avslutas, helst i anslutning till det ärende som reservationen avser. Vill du motivera reservationen ska detta göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas till sekreteraren före den tidpunkt som har fastställts för justeringen av protokollet.

I regionfullmäktige används Quickchannel meeting för att meddela reservation.

Quickchannel meeting

Protokollsanteckning

I samband med beslut i ett ärende har du som närvarande ledamot och ersättare, även ej tjänstgörande, i styrelsen och nämnder, möjlighet att lämna en protokollsanteckning, vilket är en skriftlig meningsyttring som bifogas till protokollet. Det kan vara en förklaring till varför du röstat på ett visst sätt i ett ärende eller ett poängterande av något som du anser särskilt viktigt och som inte framgår av ärendet.

I fullmäktige har endast ledamöter och tjänstgörande ersättare möjlighet att lämna en protokollsanteckning.

Det är dock ordföranden som bestämmer om protokollsanteckningen ska föras till protokollet eller inte, varför du behöver redogöra för innehållet i din protokollsanteckning i samband med att du anmäler den.

Protokollsanteckningen ska mejlas till sekreteraren i god tid innan protokollet justeras.

Ajournering

Ajournering (att tillfälligt avbryta sammanträdet) kan begäras under sammanträdet, exempelvis för överläggningar inom partigrupperna.

Protokoll och protokollsjustering

Protokoll

Protokoll ska föras vid nämndernas, styrelsens och fullmäktiges sammanträden. Ordförande ansvarar för att protokoll förs och att det sker på rätt sätt.

De protokoll som upprättas från sammanträden med nämnder, styrelsen och fullmäktige är beslutsprotokoll. Det innebär att endast formella yrkanden, reservationer, beslut och beslutsgång protokollförs.

Justering

Nämndernas och styrelsens protokoll justeras av nämndens ordförande och ytterligare en ledamot som väljs till justerare vid sammanträdets början. Fullmäktiges protokoll justeras av ordföranden samt två ledamöter.

Justering ska äga rum senast 14 dagar efter sammanträde, på tid som ordföranden bestämmer och meddelar vid sammanträdet. Vid brådskande ärenden kan enstaka paragrafer eller hela protokollet justeras direkt vid sammanträdet. Detta innebär att sekreteraren vid sammanträdet tillhandahåller protokollet eller paragrafen och att ordföranden och justerare undertecknar omedelbart.

I första hand ska regionens sammanträdesprotokoll justeras digitalt. För digital justering krävs att samtliga justerare har möjlighet att justera protokollet med bank-ID. Om en av justerarna inte har denna möjlighet behöver protokollet justeras för hand. Om du blir vald till justerare är det därför viktigt att du meddelar sekreteraren om du inte har möjlighet att justera protokollet digitalt.

Digital justering sker i Netpublicator.

Netpublicator